Instruktioner till deltagarna i Skruvs digitala föreningsstämma 2021

19 februari
2021
Här är detaljerade instruktioner om hur man anmäler sig till Skruvs föreningsstämma 2021 och hur man arbetar i videokonferenssystemet Zoom.

Här kan du också läsa om hur man beter sig konkret när man är med på en föreningsstämma i Skruv i Zoom. För att ett digitalt möte ska fungera, har vi några fler regler i mötesordningen än vanligt att hålla oss till. Vi måste till exempel begära ordet innan vi talar, vi röstar med hjälp av ja/nej-knappar, och chattfunktionen används bara för vissa speciella ändamål. De som leder mötet (presidiet) har också några fler uppgifter än normalt.

Tid och plats

Föreningsstämman äger rum söndag 7 mars klockan 17.00 och genomförs helt digitalt via videokonferenssystemet Zoom. Vi vill säkerställa att tekniken fungerar för alla deltagare, så vi rekommenderar alla att ansluta en stund innan. Välkommen från klockan 16.30.

För att delta i föreningsstämman krävs att du föranmäler dig genom att klicka på länken (länken till zoom.us gäller inte längre)

Efter anmälan får du ett bekräftelsemejl med information om hur du ansluter dig till mötet.

Teknisk support

Vid problem att ansluta till träningstillfällena eller till föreningsstämman, eller om du har problem med tekniken under mötets gång, kontakta:

Nuria Bönnemark
076-224 82 64

barn och pedagoger i en park

Träna på Zoom före mötet

Vi rekommenderar alla deltagare att testa Zoom innan mötet. Därför erbjuder vi två tillfällen att bekanta dig med de olika funktionerna i programmet och hur vi kommer att använda dem på föreningsstämman.

Träningstillfälle 1, onsdag 3 mars klockan 18.00–18.30, föranmälan, klicka här:
(länken till zoom.us gäller inte längre)

Träningstillfälle 2, lördag 6 mars klockan 09.00–09.30, föranmälan, klicka här:
(länken till zoom.us gäller inte längre)

Hur deltar jag i föreningsstämma och träningsmöten?

Förberedelser

  • I ett mejl får du en länk som du klickar på för att ansluta till mötet.
  • Du kan ladda ner appen Zoom till dator, iPhone eller Android, antingen i förväg via länkarna här i texten eller i samband med att du ansluter till mötet.
  • Vi rekommenderar alla att ladda ner applikationen för att få ut det mesta möjliga av mötet, men det går även att ansluta sig direkt i webbläsaren om man inte vill installera något program i datorn/surfplattan/telefonen.

Ansluta till mötet

  • När du ansluter dig uppger du ditt förnamn och efternamn. Om du använt Zoom tidigare kan ditt namn redan vara inskrivet. För att byta namn kan du klicka på ditt namn i deltagarlistan (participants) och välja rename när du är inne i mötet.
  • När du ansluter till mötet är din mikrofon och kamera avstängd. Sätt gärna på kameran så att vi ser varandra, men låt mikrofonen vara av tills du begärt och tilldelats ordet.

Verktyg (knappar) under mötet

  • Klicka på participants för att se vilka som deltar i mötet.
  • Klicka på chat för att öppna ett chattfönster. Se till att du skriver till everyone när du vill säga något till alla. Chatten använder du för yrkanden, ordningsfrågor och reservationer.
  • Klicka på reactions. Det är där du hittar knapparna för att rösta ja eller nej samt begära ordet, raise hand. (Har du en äldre version av Zoom så hittar du i stället dessa funktioner i rutan Participants nederkant.)
  • Om du vill se alla deltagare i mötet (gallery view), på dator klickar du uppe i högra hörnet, på mobil kan du svajpa (dra med fingret) åt höger.
  • Om menyraden/listen i underkant försvinner, behöver du bara föra muspekaren över datorskärmen (eller peta på skärmen på surfplattan/mobilen), så dyker den upp igen.

Om du har problem med att ansluta till Zoom inför föreningsstämman, eller behöver hjälp med tekniken under mötet, kontakta teknisk support (se Teknisk support ovan).

fika med barn och vuxna som står och sitter
fyra personer som tittar in i kameran
vuxna i en skolsal
människor som går i en park
Tomten, Snöflickan och barn framför en julgran

Under föreningsstämman: mötesordning

Mötets innehåll

Föredragningslista (dagordning) för föreningsstämman har skickats ut via e-post tillsammans med kallelse och finns också på webben. Så snart alla handlingar till föreningsstämman är klara skickas de ut som en pdf-fil till alla medlemmarna.

Arbetsformer

Föreningsstämman sker helt digitalt via Zoom. Diskussioner sker muntligen genom att begära ordet – se nedan. Diskussioner i chatten undanbedes, för att låta chattfunktionen vara begränsad till ordningsfrågor (se Ordningsfråga nedan), yrkanden (se Yrkande nedan) och reservationer (se Reservationer nedan).

Begär ordet

För att utnyttja din yttranderätt och göra ett diskussionsinlägg under föreningsstämman behöver du begära ordet. Mötesfunktionärer kommer att se till att alla som inte har ordet har mikrofonen avstängd under mötet, för att minimera risken för oljud i bakgrunden eller att fel person talar vid fel tillfälle. Funktionärer kommer att hålla koll på vilka som begär ordet, och mötesordförande fördelar ordet utifrån detta. För att begära ordet trycker du på knappen “raise hand”.

Yrkande

Alla i det digitala mötet närvarande medlemmar har yttrande-, yrkande- och rösträtt. Det innebär att alla medlemmar har rätt att uttala sin åsikt, att lägga ett förslag och att rösta om frågorna i föredragningslistan. För att lägga förslag används chattfunktionen. Inled ditt förslag med ordet “FÖRSLAG” följt av ditt yrkande, förslagsvis formulerat som “Förnamn Efternamn yrkar att…”. Det gör det lätt för mötesordförande och funktionärer att hålla koll på vad i chattrutan som är ett yrkande, och från vem det kommer. Det är bra, men inte nödvändigt, att via ett yttrande (efter att ha räckt upp handen) annonsera ett yrkande.

Omröstning

Mötesordförande bestämmer när det är dags att gå till omröstning. Det sker när diskussionen uppfattas vara avslutad, och alla yrkanden har samlats in. Omröstningen sker via acklamation genom ja/nej-knapparna.

Vid personval kan sluten omröstning begäras, om det finns fler nomineringar än antalet personer som ska väljas. I så fall kommer en enkät att öppnas i Zoom där du anonymt kan avge din röst.

Beslut

Beslut vid föreningsstämman fattas enligt stadgarna med enkel majoritet av de röster som avges vid mötet. Styrelsemedlemmar saknar rösträtt i ärenden som rör egen ansvarsfrihet.

Reservationer

En närvarande medlem kan reservera sig mot ett beslut. Reservation sker efter ett beslut, innan föreningsstämman är avslutad. Det görs genom att använda chattrutan, med tydligt anfört: “RESERVATION: Förnamn Efternamn reserverar sig mot”, följt av vad det är man reserverar sig mot, till förmån för vad.

Ordningsfråga

Vid oklarhet i mötesordning eller annan fråga av ordningskaraktär under pågående möte kan närvarande medlem väcka en ordningsfråga. Det görs genom att skriva ORDNINGSFRÅGA i chatten. Så fort funktionärer och mötesordförande uppmärksammat detta prioriteras ordningsfrågan före ordinarie mötesgång.

människor som spelar kubb
gruppfoto

Tack till Studiefrämjandet Skåne-Blekinge för kursen 17 februari 2021 om hur man genomför föreningsstämma på distans.

mugg och datorskärm med små bilder på konferensdeltagare
Zommöte med kaffe. Foto: Chris Montgomery/Unsplash.